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Formation GED, Archivage et Gestion de Projet

La formation MAÎTRISER LA GESTION DOCUMENTAIRE est une formation complète qui couvre différents aspects de la gestion des documents au sein d'une organisation. Elle est divisée en plusieurs modules, chacun abordant un aspect spécifique de la gestion documentaire.

Nos Modules

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MODULE 1 : Archivage Physique et Numérique : Fondamentaux, Outils et Législation

Formation en Gestion de Projet GED, Archivage, Workflow et Courrier

Description : Cette formation aborde de manière exhaustive les principes, les outils et les législations régissant l'archivage physique et numérique, y compris la Gestion Électronique de Documents (GED), le courrier et le Workflow. Elle est divisée en deux segments principaux : l'archivage physique, focalisé sur les objectifs, les enjeux, les procédures et les outils traditionnels d'archivage, et l'archivage numérique, qui couvre les systèmes d'archivage électronique, les formats de fichiers, les standards, les méthodes d'indexation, et les aspects légaux et techniques de la signature électronique.

    Aucune connaissance préalable spécifique n’est requise, mais une familiarité avec les concepts de base de la gestion de l’information serait bénéfique.
    Ce cours est destiné aux professionnels de l’information et de la documentation, archivistes, gestionnaires de documents, responsables de la conformité, et toute personne impliquée dans la gestion d’archives physiques et numériques dans les organisations.

À la fin de la formation, les participants devraient être en mesure de :

  • Comprendre les principes fondamentaux de l’archivage physique et numérique.
  • Identifier les outils et procédures d’archivage, y compris les calendriers de conservation et les plans de classement.
  • Maîtriser les normes et législations d’archivage spécifiques à la Côte d’Ivoire.
  • Distinguer entre archivage physique et numérique, leurs complémentarités et différences.
  • Appliquer les méthodes d’indexation et comprendre l’importance des métadonnées dans l’archivage numérique
  • Mettre en œuvre des systèmes d’archivage électronique efficaces, incluant l’utilisation de coffres-forts numériques et la signature électronique

1. Archivage Physique

 

  • Objectifs et enjeux
  • Qu’est-ce que l’archivage ?
  • Qu’est-ce qu’on archive ?
  • Les procédures
  • Les outils de l’archivage
    • Les calendriers de conservation
    • Les plans de classement
    • Les instruments de recherche
  • Les Normes et législation d’archivage en Côte d’Ivoire

2. Archivage Numérique

 

  • Système d’Archivage Electronique des Documents (SAE)
    • Objectifs et enjeux
    • Différences et complémentarités avec l’archivage physique
    • Les formats de fichiers et standards (PDF/A, TIFF, XML, etc.)
    • Les méthodes d’indexation
    • La métadonnée : rôle et importance dans l’archivage numérique
    • Le coffre-fort numérique
    • La signature électronique vs la signature numérique
    • Les fonctionnalités d’un SAE
Informations de la formation
Informations de la formation

Categorie : Gestion documentaire

Durée : 01 Jour


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MODULE 2 : Gestion Électronique des Documents, Courriers et Processus Métiers

Formation en Gestion de Projet GED, Archivage, Workflow et Courrier

Description : Cette formation approfondie couvre tous les aspects essentiels de la Gestion Électronique des Documents (GED), de la Gestion Électronique des Courriers (GEC), et de la Gestion des Processus Métiers (Workflow), tout en fournissant des compétences pratiques pour la gestion de projets liés à ces domaines. En matinée, les participants exploreront les objectifs, les enjeux, les différences entre GED et SAE, les types de GED, les défis de la GEC, ainsi que les concepts clés et les fonctionnalités de chaque système. L'après-midi sera dédié à la gestion de projets dans ces domaines, incluant le benchmarking, l'analyse des besoins, la rédaction du cahier des charges, la gouvernance de projet, et la conduite du changement, avec une attention particulière sur l'évaluation des coûts et l'étude de cas pratiques.

    Aucune connaissance préalable spécifique n’est exigée pour cette formation. Cependant, une compréhension générale des problématiques de gestion documentaire et des processus métiers serait un avantage pour les participants.
    Cette formation est destinée aux responsables IT, chefs de projet, gestionnaires de documents, archivistes, et tout professionnel impliqué dans la mise en œuvre et la gestion de systèmes d’archivage numérique, de gestion électronique des documents et des courriers, ainsi que de la gestion des processus métiers au sein de leur organisation.

À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :

  • Comprendre les différences et complémentarités entre la GED, la GEC, et les systèmes de Workflow.
  • Identifier et mettre en œuvre les fonctionnalités clés d’une GED, d’une GEC, et d’un système de Workflow adaptées aux besoins de leur organisation
  • Gérer efficacement les projets liés à la mise en place de systèmes de GED, GEC, et Workflow, depuis la phase de conception jusqu’à l’évaluation des coûts.
  • Appliquer les meilleures pratiques pour la conduite du changement et la gouvernance de projet dans le contexte de l’archivage numérique.

1. Gestion des projets Archivage, GED, GEC et Workflow

  • Gestion Électronique des Documents (GED)
    • Objectifs et enjeux
    • Différence entre la GED et le SAE
    • Les différents types de GED
    • Les fonctionnalités d’une GED
  • Gestion Electronique des courriers (GEC)
    • Objectifs et enjeux
    • Les défis de la mise en œuvre de la GEC
    • Standards et normes
    • Gérer les flux et les particularit
    • Parapheur, signature électronique, signature numérique et cachet électronique
    • Les fonctionnalités d’une GEC
  • Gestion des processus métiers (Workflow)
    • Objectifs et enjeux
    • Les différents types de workflow
    • Les concepts clé d’un workflow :
      • Processus
      • Activités
      • Acteurs
    • Elaboration du plan opérationnel
    • Suivi et évaluation
    • Les fonctionnalités d’un Workflow

2. Concepts Archivage, GED, Courrier et Workflow

 

  • Gestion des projets SAE, GED, GEC et Workflow
    • Définition du projet
    • Panorama des offres (benchmarking)
    • Analyse des besoins (Termes de Références)
    • Rédaction du cahier des charge
    • Conduite du processus d’achat
    • Gouvernance du projet
    • Conduite du processus d’achat
    • Comment évaluer le coût de votre projet
    • Étude de cas et mise en pratique
      • Présentation d’études de cas d’implémentation réussie de solutions d’archivage numérique et GED
      • Analyse de cas de participants volontaires
Informations de la formation
Informations de la formation

Categorie : Gestion documentaire

Durée : 01 Jour