Module Détaillé
Aucune connaissance préalable spécifique n’est requise, mais une familiarité avec les concepts de base de la gestion de l’information serait bénéfique.
- Présentations théoriques interactives.
- Études de cas réelles pour application pratique.
- Exercices pratiques
- Discussions en groupe et échanges d’expériences professionnelles.
- Évaluation continue via des exercices et ateliers pratiques.
- Quiz de fin de formation pour évaluer les acquis.
1. Archivage Physique
2. Archivage Numérique
- Objectifs et enjeux
- Qu’est-ce que l’archivage ?
- Qu’est-ce qu’on archive ?
- Les procédures
- Les outils de l’archivage
- Les calendriers de conservation
- Les plans de classement
- Les instruments de recherche
- Les Normes et législation d’archivage en Côte d’Ivoire
2. Archivage Numérique
- Système d’Archivage Electronique des Documents (SAE)
- Objectifs et enjeux
- Différences et complémentarités avec l’archivage physique
- Les formats de fichiers et standards (PDF/A, TIFF, XML, etc.)
- Les méthodes d’indexation
- La métadonnée : rôle et importance dans l’archivage numérique
- Le coffre-fort numérique
- La signature électronique vs la signature numérique
- Les fonctionnalités d’un SAE
1. Gestion des projets Archivage, GED, GEC et Workflow
2. Concepts Archivage, GED, Courrier et Workflow
- Gestion Électronique des Documents (GED)
- Objectifs et enjeux
- Différence entre la GED et le SAE
- Les différents types de GED
- Les fonctionnalités d’une GED
- Gestion Electronique des courriers (GEC)
- Objectifs et enjeux
- Les défis de la mise en œuvre de la GEC
- Standards et normes
- Gérer les flux et les particularit
- Parapheur, signature électronique, signature numérique et cachet électronique
- Les fonctionnalités d’une GEC
- Gestion des processus métiers (Workflow)
- Objectifs et enjeux
- Les différents types de workflow
- Les concepts clé d’un workflow :
- Processus
- Activités
- Acteurs
- Elaboration du plan opérationnel
- Suivi et évaluation
- Les fonctionnalités d’un Workflow
2. Concepts Archivage, GED, Courrier et Workflow
- Gestion des projets SAE, GED, GEC et Workflow
- Définition du projet
- Panorama des offres (benchmarking)
- Analyse des besoins (Termes de Références)
- Rédaction du cahier des charge
- Conduite du processus d’achat
- Gouvernance du projet
- Conduite du processus d’achat
- Comment évaluer le coût de votre projet
- Étude de cas et mise en pratique
- Présentation d’études de cas d’implémentation réussie de solutions d’archivage numérique et GED
- Analyse de cas de participants volontaires
